Bộ ngoại giao và thương mại chịu trách nhiệm về các chính sách của ARF, cộng với sự tham vấn của Bộ quốc phòng. Các cuộc họp của ARF được tổ chức hàng năm ở cấp Bộ trưởng ngoại giao. Chủ tịch của ASEAN, được luân phiên hàng năm, cũng là chủ tịch của ARF. Văn bản chính thức chủ yếu của ARF là tuyên bố của chủ tịch ARF được phát hành ngay sau khi mỗi cuộc họp bộ trưởng diễn ra.

Diễn đàn ARF còn được hỗ trợ bằng các cuộc họp quan chức cấp cao ARF (ARF SOM), được tổ chức hàng năm vào tháng 5 hoặc tháng 6. Hai cuộc họp khác của Nhóm hỗ trợ liên ngành khác của ARF về các Biện pháp xây dựng lòng tin (ISG on CBMs) cũng được tổ chức hàng năm ở cấp quan chức, được điều hành bởi một nước thành viên ASEAN và một nước không phải là thành viên của ASEAN.

Các khuyến nghị và kết quả của những cuộc họp ISG này sẽ được đưa ra xem xét tại ARF SOM. Các cuộc họp ISG còn tạo ra cơ hội để lên kế hoạch và rà soát các hoạt động xây dựng lòng tin cũng như các cuộc hội thảo do từng thành viên ARF tổ chức hàng năm. Các thể chế cấp tiếp theo (không chính thức) như Hội đồng hợp tác anh ninh khu vực châu Á - Thái Bình Dương (CSCAP) và Viện nghiên cứu quốc tế và chiến lược ASEAN (ASEAN ISIS) có tác dụng tạo ra các ý tưởng và các "đầu vào" để ARF cân nhắc.